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在“互联网+”时代,很多人对神秘的人事档案有种“食之无味、弃之可惜”的感觉,这也倒逼有关部门对其进行数字化改革
4月18日,成都市人才服务中心,李瑜补交了340元档案管理费,长长地舒了一口气.她摸着隆起的肚子说,“我的档案苏醒了,宝宝咱们去办准生证.”
3年前,李瑜就因为毕业生异地档案调动来过几次人才服务中心.对她而言,为档案办理“复活”手续简直就是一种折磨,“平时生活中它似乎离我们很远,远到可以忽略它的存在.一旦你要办个什么证,它又不知道从哪里冒出来了”.
成都人才交流中心的数据显示,截至2014年底,成都市仍有7万多卷沉睡的人事档案等待主人唤醒.而在“互联网+”时代,很多人对神秘的人事档案有种“食之无味,弃之可惜”的感觉,这也倒逼有关部门对其进行数字化改革.
档案沉睡27年
李瑜查看了“复活”的档案,与上一次相比并没新增内容.“既然没有新增内容,为什么每一次需要时都得去激活?”李瑜吐槽说,难道档案的生死只在于交钱与否?
对于李瑜的疑惑,成都市人才服务中心档案管理部负责人苟小娟解释,2015年1月以前,只要档案存放在人才服务中心,不管它是醒着还是睡着,人才服务中心都在为其服务,比如库存、整理、消毒等,这些需要档案主支付一定的保管费.不过,根据中组部、人社部、发改委、财政部和国家档案局等联合下发的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》,全国从2015年1月起取消人事关系及档案保管费.
据中国人才交流协会的估测,在实现工作流动的人才中,约20%的人从未更新过自己的人事档案.而在成都市人才服务中心,在库管理的20余万卷档案中,有7万多份档案处于“休眠”状态,最长的已经“睡”了27年之久.“这些档案,一部分是大中专毕业生因异地就业造成本人与其人事档案在一定时间范围内分离;另一部分是国有企事业单位和外企员工被冻结的档案或出现与原有档案断裂.”苟小娟说,很多人平时对档案不在意,只有在评定职称、考研政审、劳动保险、出国留学、考取公务员、婚姻生产及离退休手续办理等时候,才会想起要激活更新自己的人事档案.
信息化成为改革核心
要人事档案的管理和服务工作存在的诸多问题,信息化管理和更新服务手段无疑是改革的重点与难点.
实现人事档案资料的信息化管理,建立电子档案库是当下全国公共人事档案管理的重点.“我们正处在传统载体档案向电子档案管理过渡时期”,苟小娟介绍,自2012年起,成都市就已经试点对档案进行电子化管理.截至2014年底,成都57%的人事档案已完成电子影像扫描.
而统一跨地域及跨行政职能部门之间的人事档案管理则是改革的难点.“在档案信息联网还未实现前,人员因跨地域和跨部门流动调出、调入档案办理手续上尽量进行统一和简化,提高人事档案转递效率,减少其中耗费的大量时间.而当人事档案完全数字化以后,全国各地应该实现信息联网和职能互补,为人才流动提供快速优质的档案服务.”方永然说,他们正在搭建档案信息共享平台,未来5年内,市民就可以通过自己的电脑终端,查询到符合自己权限的的人事档案资料.届时,异地查档、跨馆出证等服务也将实现.
对企业来说,员工的人事档案如何适应现代企业人力资源管理和人才自主流动的要求也很重要.“企业最想从人事档案中了解一个人的工作特长和能力,但目前我们的人事档案主要内容都是从中学到各个工作单位的个人简历,千篇一律的评语及调进、调出证明等,很难从中了解他真实的性格、能力、诚信等内容.”中华英才网CEO林峰表示,企事业单位需要丰富员工人事档案记录的内容,加载科学测评、绩效考核及培训记录,为企业用人提供必要的有效信息.
“互联网+档案”
2015年期间,李克强总理在答记者问时说,“我想站在‘互联网+’的风口上顺势而为,会使中国经济飞起来.”于是,很多行业、很多能人都在琢磨那个“+”号后面的内容.
“互联网+档案”会是怎样的情况?国家档案局局长杨冬权在2015年4月举行的和国家机关档案工作会议上给出了答案：“未来的档案工作不再是各项工作的终点,而是与办公自动化形成完整闭环,又自成体系的专业型、智慧型工作.”
其实,在载体转化方面,的管理就对档案就有很大的借鉴意义.今年3月,中国工商银行已经开始使用第三研究所认证的公民网络身份识别标识（俗称网络）实现远程开户试点.工行相关负责人表示,目前从技术上已经可保证身份识别,一旦国家立法推动,未来网络或将取代现有的二代,完成开户和支付的验证工作.
从一代纸质到二代芯片,再到如今网络的发展过程来看,人事档案的发展明显还没有与时俱进.在“互联网+”时代,数字化档案还应该应用到更广泛的领域.“未来人事档案的管理范围将会从纸质档案扩展为各种不同载体档案,在‘互联网+’的影响下,一张照片、一段声音甚至是视频都可能被装入人事档案.” 方永然说.
最新的消息是,正在闭馆搬迁的成都档案馆将于2015年7月在高新区和平小区开馆.新馆将与成都人才服务中心合作,共同打造成都市首个数字档案馆.届时,市民就可以持本人,通过馆内的档案信息共享平台,查阅相应权限的人事档案信息.
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