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摘 要：随着信息技术的快速发展,档案管理工作在生产、教育、服务等行业中发挥着重要的作用.和此同时,在新的发展时期,人事管理也需要和时俱进,不断加强档案管理的信息化建设.只有这样,才能保证人事档案的真实性、可靠性.然而,当前人事档案管理信息化程度明显比较低,在很大程度上阻碍了档案管理信息化水平的发展.本文主要对人事档案的信息化管理进行了简单的分析和探讨.
关键词：人事档案；信息化；管理
一、人事档案管理信息化建设的重要性
档案管理的信息化指的是：采用信息化管理理念、方式,快速、高效的对庞杂的档案信息进行筛选、分类、储存、检索等,从而转变传统的人工档案管理方式,最终提高资源的利用效率.在当前的档案信息化建设中,加快了电子档案的应用和推广,它以网络技术为支撑,极大地方便了档案的及时保存、修改和检索等.和传统档案管理方式相比,电子档案具有成本低、工作效率高的优势.同时,在网络信息化时代,信息技术极大地促进了行业的改革,并且创造了更大的社会效益和经济效益.对于我国人事档案管理来讲,同样需要实现档案管理的信息化.可以说,实现档案管理信息化是时 展的必然,是提高人事管理各项工作效率的刚性需求.总而言之,在未来领域的发展中,加快人事档案管理信息化建设已经是一件刻不容缓的工作,人力资源管理部门的各级领导、档案管理人员必须引起高度的重视.
二、人事档案管理现代化进程中存在的问题
(一)人事档案标准化程度低
在人事档案管理工作中,标准化是现代化档案管理的重要组成.一直以来,对于人事档案的管理工作国家制定了相应的标准化文件,而且逐渐形成了一个科学的管理体系.但是因为人事档案本身复杂多样,所以导致档案的管理工作缺乏系统性,档案的管理大多是分散性的.由于各个单位在档案管理工作中都会依据自身的情况来选择适合自己的档案管理硬件设备,导致人事档案管理的水平也参差不齐.此外因为技术水平的限制,档案管理软件设施也没有严格遵循国家统一的标准,管理功能比较单一.
(二)缺乏专业的档案管理人员
虽然目前我国对人事档案管理人员的综合素质提出了更高的要求,但是人事档案管理人员的水平依旧比较低,对档案管理的先进理念及专业技术水平都掌握不足.管档人员业务不熟、档案管理制度执行差.对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档和装订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工作.个别管理人员在接、转调出、转入或退休手续时需要查档案时,未严格按规定办事,部门和管档单位缺乏协调和沟通.需要用档案时,大都由本人自己提取,造成在接转档案时不密封,借出不按时归还等现象.个别人趁机钻空子,抽取个人档案材料进行 、销毁或涂改等,严重影响了档案的真实性.
(三)人事档案管理投入不足
在人事档案管理工作中,经费的短缺也是制约档案管理顺利开展的一个重要方面.而经费的不足主要是因为领导层对档案管理的重视度不够,没有认识到人事档案管理的重要性,人事档案管理资金投入不足.这种现象尤其体现在基层单位,对干部档案管理必备的条件解决落实.个别单位没有专用档案室；有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,造成档案材料霉变、虫蛀等现象；有些单位的档案夹都被虫蛀多处小孔,影响了档案的美观和完整；有些单位连档案整理必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备.管理经费的不足,导致人事档案管理工作和标准化管理的要求相差太远.
三、如何提高人事档案的信息化管理水平
(一)改变观念,知难而进
人事档案管理工作是按照国家政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩和工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理和开发利用的重要依据,对个人成长起着重要作用.认识人事档案管理的作用,分析存在的问题和不足,切实做好人事档案管理工作,对于人力资源开发利用,促进经济社会的健康发展具有重要的积极意义.目前,我国人事档案信息化的发展已进入成熟期,传统的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等工作已不能适应当前社会的发展,因此各级各部门要更新观念,改变对人事档案管理工作的传统认识,切实加强对档案管理工作的领导.要对人事档案管理的各种软件产品进行全面的更新换代,利用各种技术手段,以人事档案信息为管理对象,将档案进行数字化加工.
(二)严格制度,推行责任追究制
随着政治经济体制改革的不断深化,干部的考察、考核、学历、培训、聘任和专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集和整理带来了新的要求.为了确保人事档案的安全和完整,避免档案材料的丢失和改动,必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度.严格档案的转递、借阅和查阅等手续；做到转入、转出和接收材料有登记；查阅、借阅档案有登记；信息准确,利用方便.从而有效地制约干部档案泄密和涂改等人为因素.对人事档案管理中出现问题的,严格实行责任追究.
(三)建设高素质的人事档案管理人才队伍
在信息化时代下,人事档案管理的技术不断发展和成熟.为了推进档案管理信息化建设,必须尽快建立一支综合素质高、专业能力强的档案管理人才队伍.各级组织人事部门要按照《干部档案工作条例》三十八条规定,注意加强干部档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的 员从事干部档案工作；要定期组织人事档案管理人员参加专业技术知识培训,增强档案管理人员的责任心,不断学习新的档案管理知识,特别是现代化的档案管理手段,熟练掌握收集、整理、鉴别、装订归档材料的技术和能力,培养一支热爱档案工作,熟练档案业务,安心本职工作,具有奉献精神的档案管理干部.同时,在档案日常工作维护工作中,要加大研究力度,针对出现的新情况、新问题要及时解决.使档案工作适应知识经济时代的需要,适应社会发展的需要.
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参考文献：
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