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【摘 要】本文选取国有建筑施工企业AH公司作为研究案例,针对AH公司办公室队伍人员素质现状及影响AH公司办公室队伍人员素质的因素进行深入分析,提出提升该公司办公室队伍人员素质的具体措施.
【关键词】建筑施工企业；办公室队伍；综合素质
一、AH公司办公室队伍人员素质现状AH公司办公室线条人员共计39人,机关共计3人,项目部共计36人.其中,线条男性14人、女性25人,分别占线条总人数比例的36%和64%.学历方面,硕士、本科、专科及以下分别有3人、17人、19人,分别占线条总人数比例的7%、44%、49%.此外,由于线条人员长期短缺加之公司减员增效的要求,项目办公室存在大量兼职现象,兼职率达高到46%.兼职人员多来自技术、商务、安全、物资等线条.由于人员本身的因素加之兼职情况的长期存在和线条队伍建设未受到重视,造成了以下几个方面的问题：（一）工作热情不高.一是岗位认知不明确,自身定位较低.项目办公室人员,常将自己定位在“管管后勤,跑跑腿,打打杂”的层面,习惯了长年累月重复性的低层次工作,没有意识到一个合格的办公室人员应该具备的素质和能力.二是不善于总结和反思,常常处于“为做事而做事”的习惯思维里面,多年工作下来,重复的工作并没有提升自身的工作经验,而仅仅是简单的无数次重复而已,没有形成自己的工作思路.三是主动工作的意识不够,习惯于被动接受工作,没有更多地主动去尝试做一些创新性的工作,去提升工作的品质.（二）岗位技能缺乏.作为一名办公室人员会“办文、办会、办事”是最基本的岗位技能要求,而简单的六个字包含着不简单的素质能力要求.要做好这三件事,要求办公室人员有着较强的文字功底、良好的协调能力、快速的应变能力、化繁为简的综合能力.项目综合办公室由于常年工作内容较为简单,加之缺乏良好的引导及培训,自我提升意愿不强烈,综合管理素质一直停滞不前.特别是在精细化管理和创新工作方面的能力较为欠缺.（三）队伍执行力不强.由于建筑施工企业的特点,AH公司各个项目办公室人员都分散在各个城市的项目上,平时工作多通过办公平台、微信、QQ等工具进行沟通,面对面的交流较少.机关办公室对项目部办公室人员的管控也相对较弱.出现执行力不强,工作任务拖沓的现象：一是表现为责任心不强,经常抱着应付交差的心态.二是表现为工作效率低,工作任务完成情况不理想.三是“上有政策,下有对策”,对公司的制度曲意逢迎,致使政令不通.二、影响AH公司办公室队伍人员素质的因素（一）公司对办公室的职能定位.在AH公司无论是对于机关办公室还是项目部办公室的定位,都偏向于行政后勤保障部门.办公室其他的职能都被忽视和弱化.加之人员配备较少,办公室人员常常琐事缠身,深陷于日常琐事之中,所做的工作大多是事务性工作.也正因此,办公室作为“打杂”部门的印象更是深入人心,就是办公室线条人员本身也认为自己的工作无足轻重.（二）办公室队伍人员兼职率高.AH公司办公室线条人员兼职率高达46%,与此同时人员流动率也比较大,非常不利于办公室线条人员能力素质的沉淀.当兼职的两个岗位存在任务冲突时,办公室的工作常常被忽视.特别是商务线条、生产线条、技术线条主要岗位人员兼职项目办公室工作时,因为本职工作的工作量已经非常大,兼职起来也是有心无力,能维持项目部后勤工作的正常运转已属不易.且办公室工作琐碎繁多,各个部门对办公室都会有依赖,工作时间经常呈现出碎片化,难以集中一段时间,专心做一件事情.很多时候,只能白天忙日常事务,晚上安下心来做做线条的工作.（三）日常岗位技能培训较少.AH公司一个项目部一般配备一个办公室人员,鉴于办公室工作的特殊性,办公室人员集中培训的时间相对于其他岗位明显较少.特别是刚入职、或者刚兼职的办公室人员,常常不知所措,面对千头万绪的工作,更是不知从何着手,加之如果自身主动学习的意愿不强烈,业务能力和素质的提高更是无从谈起.而机关办公室人员的短缺,也无法做到一对一或者全面指导,只能在借助项目调研或者检查的机会,进行面对面的帮扶,但此类帮扶具有随机性和不固定性.三、提高AH公司办公室队伍人员素质的途径（一）创新考核体系,注重考核结果应用.AH公司办公室全面推行“过程考核+现场检查”的季度考评办法,一是出台了《中建五局安徽公司项目综合办公室人员行为积分考核办法》,从公文管理、印章管理、会务接待管理、督办管理、信息报送管理、信访管理、食堂管理、办公用品及招待用品管理、车辆管理、考勤管理、日常工作完成情况、公司组织培训及活动的参与配合度等12个方面对项目综合办公室人员进行“无死角,全方位”的动态考核管理.及时兑现奖罚,晒分数,营造“公平、公开、公正、透明”的团队氛围.二是修改了《项目综合办公室季度综合考评评分表》,所有考核的要求和内容只有扣分项,凡未达到考核要求,就要进行相应的扣分.日常行为积分和季度考评分数相加减,即为项目部及项目办公室人员的最终考核得分,此项得分将充分应用到线条人员提拔任用、绩效考核、人员两转、评先评优的工作中去.（二）推进培训工作,全面打造学习型团队.一是针对建筑施工企业的特点,AH公司办公室充分利用微信、QQ、视频等通信工具,组建“五心团队”学习交流群,“五心”即为工作最用心、沟通最贴心、服务最暖心、处事最公心、企业最放心.整合利用碎片化的时间,打破地域的限制,进行线条业务知识互动学习和培训,目前已开课10次.二是为进一步提高公司整体公文写作水平,规范公文写作格式,设计制定了《公文标准化图集》,涵盖报告、函件、会议纪要、决定、批复、请示、通报、通知、意见等9种文种,让公文写作变得不再困难.三是采用“以赛促学”的方式,开展了线条“超英杯”知识竞赛.一方面加深了线条人员相互之间的沟通和认识,团队意识得到了提高；另一方面通过比赛看到了自身的不足和差距,有利于形成“比学赶超”的学习氛围.四是编制各类作业指导书,搜集整理办公线条人员工作中暴露的问题,结合线条工作的弱点和短板,旨在为针对性提高线条人员的业务技能和综合素质提供指导和帮助.（三）组建任务小组,充分激发团队活力.根据马斯洛需求层次理论,人在生理需求、安全需求、爱和归属需求得到满足之后,会产生更高层次的需求,希望得到尊重和自我实现的需求.根据这一理论,在工作中进行充分授权,赋予相应的权利和责任,组建任务小组,建立临时组织,无疑将充分激发团队的活力.这一工作模式,对于敢于承责、勇于担当、具备潜在领导能力、善于表现自我的员工极具吸引力.AH公司通过这一工作任务模式,成功地完成了多项任务,不仅在一定程度上缓解了机关办公室人员短缺、工作难以开展的困境,而且培养了线条人员团结协作的默契.以开发《后勤管理》应知应会课程为例,第一步：机关办公室采取自由报名的形式进行任务小组成员的招募,根据《AH公司项目综合办公室人员行为积分考核办法》中参与团队任务的奖励规定,明确本次完成任务后的加分标准,按照完成质量对任务小组成员进行打分,并将分数进行强制性分布,杜绝“吃大锅饭”现象的存在.第二步：由机关办公室制定任务策划书,明确任务目标、小组人员配置、进度要求、考核方式等.第三步：为防止进度滞后或发生其他情况,机关办公室的牵头负责人必须对小组任务的实施进展情况进行密切关注,及时纠偏,确保任务能够圆满完成.需要注意的是：必须赋予小组长对本组成员进行考核打分的权利,尊重小组长的考核结果,维护小组长的权威,给予小组长额外的奖励分.这样才能增强后续任务小组的吸引力.（四）加强感情投入,组建互帮互助小组.团队的管理者与被管理者,在人格上都是平等的,尊重别人就是尊重自己.纵观中外成功的管理者,都十分重视对员工感情的投入,感情是团队的凝聚力,是团队发展的基石,是创造团队和谐的必要条件.一是在日常的工作中,与项目办公室人员多进行双向沟通,主动地去了解他们在工作中遇到的实际问题和困难,特别是在他们工作难以推动的情况下,不能一味地责怪,而要去究其原因,帮助他们一起面对问题、分析问题、解决问题,要让线条人员觉得不是自己一个人在战斗.二是与项目经理多进行沟通,争取他们对项目办公室工作的关注、理解和支持,努力创建办公室人员良好的工作生态环境,减少日常工作中的阻力.三是对检查排名靠后的项目,根据就近原则,以片区为单位,进行“一对一”或者“多对一”的针对性帮扶,务求实效.形成互帮互助,共同进步的团队氛围.（五）建立素质模型,开展职业规划工作.根据建筑施工企业的特点,项目综合办工作的梳理以及结合岗位说明书,提炼出办公室人员的胜任力素质模型.该素质模型分为知识、技能/能力、职业素养三大类.知识包括：企业知识、行政管理知识、公共关系知识、办公自动化知识.技能/能力包括：行政事务处理能力、文案写作能力、文档管理能力、关注细节的能力、沟通能力、协调能力、应变能力、问题解决能力、决策能力.职业素养包括：服务意识、主动性、进取心、团队意识.与此同时,结合日常工作中涌现出的个人特质,设立线条人员档案,详细记录办公室人员参与的工作内容,工作表现,及个人擅长领域和工作能力短板,进而有針对性地查漏补缺,开展个人职业规划.个人职业规划的开展,主要依托AH公司办公室线条的“358”人才培养体系和“信·和”职业规划工作室,前者明确个人职业晋升通道和晋升必须满足的个人条件和业绩要求,后者为线条人员提供专属职业规划服务.此外,鼓励线条人员积极考取专业技能证书,提高职业竞争力.（六）明确项目定位,提高兼职人员业务水平.在短期内AH公司办公室线条人员兼职的现象是无法避免的.随着项目数量的越来越多,线条人员的缺口也将继续增大,兼职率也不可避免地持续提高.为持续提升线条工作品质,维持各项目日常工作的正常运转,提高兼职人员的整体业务素质迫在眉睫.首先,对在建项目进行分类,哪些项目是重点打造的标杆项目,此类项目的办公室人员要配齐配强；哪些项目只需按照合同完成施工任务,此类项目的办公室人员可以采取兼职的形式,主要负责一些基础性的保障工作即可.其次,为提高这一部分兼职人员的业务能力和水平,除组建互帮互助小组外,还可编制一些指导性的书籍,如针对线条工作的7大管理板块,分别制定操作指南.开发应知应会培训课程,构建项目办公室线条人员培训课程体系.按照项目施工阶段编写综合办公室行政交底书,加强线条人员的培养.搜集线条人员在工作中常遇到的各种问题,编辑《五心团队之行政办公100问》岗位知识小册子.四、结束语罗马不是一天建成的,AH公司办公室线条人员素质的整体提升工作也还有一段较长的路需要走.但凡事逃不过“认真”二字,只要我们的线条工作把握好了战略,掌握好了战术,制定好了正确的路线图,在每件工作上都“上心、用心、掏心”,就没有做不好的事情.
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参考文献：
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