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高校财务会计档案是学校的重要组成部分,也是对学校经济活动的记录和反映,通过财务会计档案,可以了解每项经济业务的来龙去脉,可以检查学校是否遵守财经纪律,在财务会计资料中有没有弄虚作假、违法违纪等行为,这些都是记录和反映高校经济业务发生情况的重要依据.本文就针对高校财务会计档案管理的重要性为主线,进行深入分析存在的问题及应对对策,使高校财务会计档案管理不断优化.
一、高校财务会计档案管理的重要性
财务会计档案作为一种信息资源,也是高校技术和经营的真实记录和一项基本工作,同时也是作为和高校同步发展的一项无形资产,在学校管理等各个方面都发挥着重要作用.规范化、科学化的财务会计档案管理,是高校必须做好的一项基础性工作,在高校发展的同时财务会计档案管理工作不被削弱,建立一套适应高校自己的管理模式,体现高校规范化、科学管理水平的档案体系,使档案工作的发展不置后于高校发展速度,推动高校财务会计档案管理的事业,以此实现学校的前进发展步伐.
二、高校财务会计档案管理存在的问题
虽然高校财务会计档案管理的重要性很多人都知道,但是在实践过程中,仍然存在一定的问题,阻碍了高校的档案管理事业的发展脚步.
(一)财务会计档案保管不规范
在财务会计档案管理中最重要的一个任务就是对档案的保管工作,它是对档案进行保存及对其数量、质量进行管理控制的活动.有些高校的财务会计档案未按照要求归入学校综合档案室进行保管,而是由财务会计个人自行保管,甚至有些高校都未成立综合档案室,将财务会计档案直接装入纸箱中,放在财务会计室的柜顶上方任意堆放,这种不良现象导致的直接后果就是,当你需要某一个数据时很难找寻到而且还会导致资料有破损,很难分析数据资料.同时,高校保管档案的代价很大,要有档案室和档案管理人员,对条件较差的高校来说是很大的负担 ,但同时也存在一定的危险,比如一所高校的改组,更换校长,更换档案管理人员,都有可能因为档案管理不规范,引起档案丢失、伪造档案等现象发生,这样就不利于档案管理工作的推进和顺利开展.
(二)财务会计档案立卷不规范
在财务会计档案管理中还有一个最重要的就是立卷,它是具有参考保存价值的公文.在很多高校中存在很多立卷不规范现象.例如,会计凭证装订后没有封粘,或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章,会计凭证装订封皮项目填写不全；有些高校的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置,活页账簿没按统一标准填写封面,会计报表各月份分散存放.财务会计档案在移交时双方没有按册清点数据资料,也没有移交财务会计清单,更没有按照永久、定期两类分别保管,不仅查找非常困难,而且在销毁财务档案方面,很多文件都没有被销毁,甚至是没有人敢于销毁,甚至导致档案的泄漏及销毁档案也不及时,造成财务会计档案积累过多,无处存放.学校在移交相关财务会计档案时,一般采用的都是文书稿子,但是部分高校都没有专门的密封纸袋,导致其文件有折痕、褶皱等现象发生.
(三)财务会计档案管理制度不健全
目前,许多高校都不太重视财务会计档案管理这项工作,使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度,全凭管理人员的随意性来完成.档案的查询是由相关人员负责,由于管理人员分散,管理工作集中不起来,加上设施可能跟不上需求,使高校财务档案管理存在漏洞.虽然一些高校按照有关要求制定了适用于本学校的、较为健全的管理制度和财务会计人员的具体工作职责,而涉及档案管理的制度、职责较少,没有相关的制度和检查考核措施.档案管理制度的不健全,使得档案缺乏完整的记录,丧失了部分利用价值,这些都极大地影响了对档案的研究和利用.
三、高校财务会计档案管理的建议和对策
(一)加强领导管理,提高认识程度
领导对于会计档案管理的重视,是完成这项工作的首要前提.高校内相关领导都应对此事加以重视,加强对财务会计档案管理工作的领导.主要负责人依次对高校进行会计上知道和建议,并且对其进行督查和考核.校内的管理人员和财务处负责人应认识到财务会计档案所提交的历史证据,对学校的经济发展有更好的战略策划,在预算和资金上没有虚假信息.各岗位的财务人员应充分认识到其中重要程度,所有相关资料都要录入档案,严谨执行工作,以避免出现错误时又不能及时进行补修,很可能造成重大事故.所以在工作过程中要保持良好习惯,把重要一些的档案标记上记号,为查询档案时提供便捷.
(二)完善档案管理制度并严格执行
高校财务会计档案管理需要建设完善的管理制度.同时也应该将校园文书合同、纳税申报、资金支付等进行档案管理.要把高校财务会计档案做到统一化,就必须制定一个想要实现的目标为前提,把责任落实到财务部门职员上,出现问题可以直接找对应的负责人.可以制作如《高校财务方案管理职员责任》的制度,规范的收集相关数据,使财务会计档案管理实施有规律.档案信息化的建设需要明确发展方向,是目前和未来长期发展目标.档案管理不只是收集会计档案、工作方面文件、历史资料等；还需要管理人员定期进行检查和资料的整理工作,完善档案管理也需要对相关人员进行培训学习,运用现代化发展管理档案的理念,进行不断完善改革.
严格按照所提出的制度进行工作,在整理文件时候按照分类进行处理,在管理人员进行移交的时候,也要做好检查工作,确保不出现任何意外,认真仔细办理移交之后的工作事项.销毁档案工作要按照制度进行,彻底进行销毁,防止档案资料外泄,另外负责销毁的人员姓名要进行登记.在登记过后总管理对其进行盖章确认,标明移交档案的具体日期,在过后出现为难题是都可以找到相对应的责任人.
(三)增加投入,提高軟硬件环境
在对于高校财务档案管理方面,要建立安全的档案,保证财务档案的安全性.在经济条件允许的情况下,可以在档案馆中装上摄像头进行监控,可以进步一步保证档案的安全度.同时对于档案馆房屋的维修也是必不可少,设备也要定期进行检查和更换.在财务档案管理安排上要提供充足的资金,并保证资金的下发是没有被乱使用的,一定要用在财务档案管理事项上,并纳入重点重视范围.任何个人、职位负责人员都不能随意把拨款挪去使用,在拨款记录方面也要做好记录,保证高效档案管理工作的发展动向.
四、结语
加强高校财务会计的档案管理,减少资金上存在的纰漏和违法现象.领导不但可以对财务状况有了解,还可以进行经费开销把握.会计档案可以为国家、单位管理提供详尽的经济资料,为国家制定宏观经济政策,以及单位制定经营决策提供参考.针对上述而言,会计档案的管理和利用正在展现它的优势,表示它的作用是不可以被替代,在不断发展中进行对财务会计档案管理的完善工作.国家档案事业是一项艰巨且长久的任务,是我国必须要要不断完善的工作之一,财务管理存在各个方面,其中高校的财务档案管理最为重要,高校是国家发展的推动力,其中所有会计凭证历史的存档,和各种经济上事件的保存,所以加强高校财务档案管理很重要.综上讨论的问题和策略,希望可以给高校财务档案管理提供有效帮助.
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参考文献：
1、 高校会计档案管理策略探究 摘 要：高校的会计档案是高校档案中的重要组成部分，它是记录和反映本单位经济业务的重要历史资料和证据，在新形势下如何建立和完善会计档案的收集、整理。
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