论文无纸化办公对档案管理新挑战分析是关于无纸化办公方面的的相关大学硕士和相关本科毕业论文以及相关无纸化办公趋势论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料下载。
摘 要：随着我国信息技术的高速发展,计算机行业的发展越来越成熟.在日常生活中人们使用的手机、电脑这些电子产品越来越普遍,计算机成了现代社会办公的必要工具,从而加速了无纸化办公的发展.电子信息技术不断发展使现代社会迎来了新的网络化办公热潮,但是无纸化办公在档案管理方面也存在一些问题.为了加速办公自动化程度,就要努力解决档案的管理问题.本文简单介绍了无纸化办公的特点,主要阐述了档案管理面对的新挑战,以期为档案管理工作人员提供帮助.
关键词：无纸化办公；档案管理；特点；新挑战；研究
由于我国的科学信息技术发展越来越好,在各行业的应用也越来越广泛,尤其是对档案管理部门有很大的帮助.网络计算机技术的发展,加速了档案管理工作的发展,但也给档案管理部门带来了新的挑战.为了提高档案管理人员的工作效率,就要研究档案管理存在的问题并解决这些问题.
一、无纸化办公的特点
无纸化办公也称办公自动化,英文缩写是OA,即办公过程中不需要纸张,只利用现代的计算机技术进行工作,使用的办公工具主要是电脑、平板、手机等,不需要利用笔和纸记录.它的目的是降低办公成本,适应现代的绿色潮流.无纸化办公系统的出现是西方发达国家为了应对繁重的办公任务,提高企业人员的工作效率而发展起来的.无纸化办公不仅提高了工作效率,而且还改变了传统的办公方式.
电子文件的简单阅读方式代替了传统的纸质化阅读方式,利用计算机就可以发送各种办公文件,其他人员只需接收文件就可以阅读,这种方式既简单又直接,不需要经过繁琐的过程.
OA系统相比传统的纸质办公具有很大的优势,它的优点是降低了单位的办公费用,提高了办公效率,充分利用了有效资源.所有的重要文件都是经过扫描仪转化为电子版的文件,然后这些电子文件直接被收录到OA系统的文件管理栏,最后领导人对这些电子文件进行阅批.在整个办公过程中都不需要使用纸张,也不需要对文件进行装订,这样大大节约了单位的办公经费开支.
二、档案管理面對的新挑战
无纸化办公是适应现代化发展的一种产物,在飞速发展的过程中也暴露出了一些存在的问题.档案管理面对的新挑战主要是电子文件的真实性问题的挑战,实现原有馆藏档案数字化转换的新挑战,档案部门参和归档工作的新挑战,电子文件归档法律效应的新挑战,电子文件档案利用的新挑战,电子文件保管的新挑战以及新时期档案工作发展的新趋势给档案工作带来了新的挑战.以下是具体分析：
(一)电子文件的真实性问题的挑战
在进行无纸化办公时,电子文件的真实性需要考虑.由于电子文件具有轻易被删减、修改、复制和损坏等特点,因此给档案管理工作带来了新的挑战.为了提高电子文件的真实性和有效性就要采取相应的管理措施.目前针对电子文件的真实性问题采取的措施主要包括存取权限控制技术、电子印章、数字签署、密钥法等.采用这些方法只能提高电子文件的真实性,但是不能百分之百确保电子文件是真的.为了能够完全确保电子文件的真实性,就需要不断地进行深入研究,研发更高级的电子信息保护技术,同时要加强单位的电子文件管理制度,对违反规定者要严惩不贷,最大限度地降低假电子文件的出现率.
(二)实现原有馆藏档案数字化转换的新挑战
在进行无纸化办公时,要将原有的馆藏档案转变为数字化档案.现代电子化档案主要是由电子文件组成的,但是传统的档案都是纸质档案.因此将馆藏档案数字化是一个很大的挑战,更是一项长期的工作.我国的现代网络信息技术不能将传统的馆藏档案完全转化为数字化信息,但还是要慢慢进行这个过程.档案管理部门需要以现有的条件来为用户提供最好的服务,档案管理人员需要给数字化档案制定目录,要方便用户利用计算机就可以检索.同时,要征求用户的意见先将急需的档案进行原文扫描,然后再慢慢扫描其他的档案.最后再根据其他的因素如技术、人力、物力来慢慢恢复电子化文档.
(三)档案部门参和归档工作的新挑战
在进行无纸化办公时,档案部门参和归档工作具有很大的挑战性.采用无纸化办公和传统的纸质办公既有相同之处也有不同之处.相同的是不论是哪一种办公方式归档流程都是一样的,但是归档的对象发生了变化,以前的是纸质文档,现在的是电子文档.档案管理人员要把握两者办公方式的不同之处,并在档案的归档工作上有所改变.首先需要认识到档案管理部门是重点,一切档案由档案管理部门管理,数字化档案只是档案管理部门需要管理的一部分.然后确定档案管理部门是否实现档案信息化,如果实现了就可以利用电子信息技术来进行管理,不需要浪费过多的人力物力.同时将办公自动化系统和单位的档案管理系统结合在一起,这样更有利于档案管理人员进行电子文件的管理工作.一般的办公自动化系统具有档案管理特点,可以进行电子文件的归档.
档案管理工作不仅是管理电子文件,还会有纸质文件的管理,需要对纸质文件进行归档工作.无纸化办公是一种办公方式,是相对于传统的纸质办公,电子文件和纸质文件是一体的,都需要进行归档工作,这两者是不可分割的.
(四)电子文件归档法律效应的新挑战
在进行无纸化办公时,电子文件的归档法律效应是必须要考虑的因素.电子文件可以利用计算机进行识别,能够在介质中存储起来,还可以任意传送.电子文件被归档后就可以便于档案管理人员查询和提档,但是电子文件的法律效应是个存在的问题.对于档案管理部门需要保证电子文件归档后的法律效应,需要进行更深入的研究.
电子文件归档后可以用数字签名来保证文件的真实性,利用数字水印技术保证电子文件的版权不受侵害,利用数据加密技术防止数据被他人拷贝.通过这些技术手段可以使电子文件归档保存后仍具有法律效应.利用电子档号章来确保电子文件的归档工作是否完成.电子文件和纸质文件归档工作应该保持一致,利用电子档号章可以有效地确保电子文件的法律效应.
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