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数字档案馆是随着我国信息化建设事业的深入发展应运而生的,是社会发展到数字化时代的新型档案馆,它的出现和发展不仅从根本上改变了档案馆的工作模式和服务类型,而且为档案信息的共享提供了更为广阔的发展空间,数字档案馆是传统档案馆功能的扩大,它利用先进的信息处理技术和互联的计算机网络,向用户提供多媒体数字信息服务.
一、数字档案馆建设的特征
1、馆藏资源数字化.数字档案馆的信息资源主要是将传统档案馆馆藏中重要的（不是全部）的档案信息转换为数字化信息,这些数字资源包括文本、图形、图像、声音、视频等各种类型的数据,即通过运用数据库技术、数据压缩技术、数字扫描技术等手段,将纸质文件、声像文件和已归档的电子文件,系统组织成结构有序的信息资源库,从而为压缩存储空间,改进信息的组织方式,提高检索速度,方便用户（包括远程的）检索等奠定基础.
2、信息组织和传输网络化.网络和通讯系统是数字档案馆的重要基础.如果没有网络系统或网络系统不完善,数字档案馆也就失去了它的真正意义.信息的网络传输使数字档案馆超越了时空观念,使用户由必须到档案馆查阅档案转变成了用户可以在任何时间、任何地点通过联网的终端查阅任何一个数字档案馆的信息,从而大大缩短了档案信息传递的时间以及数字档案馆和用户的距离,加快了信息交流和回馈的速度.
3、信息检索便捷化.在数字档案馆中,档案信息的组织形式从原先纸张的顺序、线性方式转变为直接的、网状的组织方式.因为计算机的存储为档案信息的直接存取提供了可能性,从排列文件、直接存取文件、数据库到超文本技术,使档案信息可以按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构,从而为用户提供便捷高效的检索奠定了基础.
4、服务范围扩大化.建设数字档案馆的目的是能使用户高度灵活地获取和使用信息,且不受时空限制.因而数字档案馆的服务模式是以用户为中心的.用户利用联网终端可以随时随地通过数字档案馆提供的各种功能强大、实用的检索工具浏览、检索和使用数字档案馆根据用户需要组织的逻辑的、动态的档案信息资源.当用户在联机查找遇到问题时,馆员能进行干预,为用户解决问题.
二、数字化档案馆建设应遵循的原则
1、前瞻原则：数字档案馆是将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案信息的合理配置和开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享,启动数字档案馆建设,要本着积极稳妥的原则,量力而行,循序渐进,分步实施.它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资世大、复杂的系统工程,因此,在建设的过程中,一定要审地度势,深入调查,科学论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,保证软硬件资源的可继承性.
2、实用原则：在数字档案馆的建设过程中,应坚持实用原则,首先,根据国内的现状,应该制定合理的建设对象,应集聚有限的财力,集中进行少量数字档案馆的建设.不是所有的档案馆都应该成为"数字档案馆",而应该选取档案查找利用率较高、经济较为发达、计算机网络普及率较高、馆藏资源较为丰富的地区（即软、硬件条件比较成熟的地区）的档案馆作为建设对象.而对于绝大多数的档案馆而言,在做好传统业务的同时,则可以运用部分技术加以改造,一步步打好基础,等到各方面条件成熟后,再实现向数字化发展的转变.
3、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来,因此,我们要建立完备的安全措施,从每一个杜绝数字档案开放利用过程中的安全漏洞,包括数字档案的形成、传输、收集、整理、归档、保管存储、提供利用等全过程,在保证档案信息的安全方面我们可采取：物理安全策略、访问控制策略、信息加密策略、网络安全管理策略等.
4、人才储备原则：在数字化档案馆中,拥有一系列开放、兼容、先进、通用的计算机处理软件系统,如OCR软件、校对软件、标引软件、检索软件、研究支持软件、智能化技术支持软件等,而目前能够承担馆藏档案数字化转换、承担馆藏历史档案数字化前整理工作的专门人才尤为稀缺,特别是既精通馆藏档案数字化整理知识,又能熟练应用现代化信息技术的高层次、复合型人才更是十分匮乏.因此,必须注意合理吸纳、引进、培养、积蓄专业复合型人才,通过各种形式和渠道培养造就一大批即掌握档案信息整理技能又精通计算机技术的复合型人才,达到从总体上提高档案馆人员队伍素质、推动档案数字化进程的目的.
三、数字档案馆建设对策研究
1、更新观念,以长远眼光看待数字化档案馆的建设.长期以来,多数档案馆重保管轻利用,一部分领导更是认为档案工作可有可无,不如经济工作那么重要,见效快,但当今社会处于信息时代,档案馆的大量信息资源给领导决策、工作查考提供了较大的利用价值,为方便快捷利用档案,数字档案馆建设势在必行.
2、加大资金投入力度,确保数字档案馆基础设施的完善.首先,应把档案馆（室）建设作为档案馆工作的根基,着重加强软硬件设施的配备,软件一般包括操作系统、数据库系统等方面.数据库系统首先满足数据存储和管理的要求,并充分考虑技术和管理成本,其次应注意操作系统和应用软件对数据库系统的支持；再次应考虑其开放性和扩展性,为将来系统的升级、迁移免除后顾之忧,数据库系统必须考虑高性能和稳定性以及档案资源的安全性,所以在选型之前一定要认真规划,周密分析,所选择数据库系统应能支持当前及可预见的将来采用的软件,并充分考虑几年后数据库的要求,在前期规划时,不仅需要决定使用的类型和版本,还需要规划设计数据结构,不仅需要考虑当前存储和管理的数据信息类型,还要考虑将要接收进馆的数据信息类型.
3、做好人力资源的投入,切实加强档案干部队伍建设.一是综合能力的培养,要有针对性地开展多层次、多类型的教育培训,不断提高队伍的政治理论素养和业务能力,使档案馆只需要培训少量的技术人员就能承担运行数字档案馆的大量工作.二是信息处理能力的培养.数字档案馆中有大量的技术软件,作为档案工作者必须有扎实的计算机、网络知识的理论功底,还要有娴熟的实际操作和处理技能,以适应档案事业发展的需要.
4、馆藏数字化时要有所选择,以利用者为中心提供信息资源服务.一提到馆藏数字化,大多数档案馆考虑的就是将全部馆藏原始档案数字化.实际上采用这种方式,既提高了成本,有增加了负担.我们完全可以根据馆藏的实际情况,选择那些有较高使用价值、保存价值及使用频率较高的档案资料数字化,或者针对自己的馆藏特色来制定数字化的选择标准.当然在制定标准时要充分考虑到利用者的需求.简单地把数字资源放在网上,并不是真正意义上的数字档案馆.因此,要增强档案信息服务的针对性和时效性,加强对利用者需求的调研和预测,使信息资源通过网络环境更好地为利用者服务.
参考文献
[1]周磊.加强数字档案馆建设的若干思考.《黑龙江档案》,2011年第1期
[2]何少平.简折档案信息化建设的必要性.《神州》,2011年第1期下旬.
[3]王俊艳.关于区县档案信息资源开发利用的思考.《黑龙江档案》,2011年第1期.
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参考文献：
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