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一、新时期下人事档案管理应因时而变
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,和个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据.它具有重要的凭证价值和参考价值.无论在什么样的条件下,只要进行人事管理活动,就会形成相关的人事资料,就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作,人事档案就具有存在和利用的社会价值.在计划经济时期,人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证,也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考,人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分,在组织人事管理体系中占有相当重要的地位.但是,在特定的历史条件下,人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大,重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端.一份档案定终身的现象,更是让不少人一度对人事档案谈虎色变.在市场经济条件下,随着社会进入信息时代,信息已成为重要的社会资源,信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程,作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间.人力资源的合理配置、单位和从业者之间的沟通和联系、单位自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接,而这些信息的获取和利用,离不开人事档案工作的有效运转.因此,既要正确认识人事档案的社会价值,充分发挥人事档案工作的重要作用,又要根据时代的变化,赋予档案管理和档案开发新的内涵.
二、现阶段人事档案管理存在的弊端
1.人事档案管理目前缺乏现代化管理设备和模式,管理水平较低.目前,我国大部分地区人事档案的收集和管理仍处于手工、半手工的方式,没有实现人事档案的自助化服务,有的地方虽然建立了人事档案信息数据库,仍未能全面开发和利用.本人了解,大部分机关和企事业单位仍处于手工操作阶段,对信息的查询依旧是翻阅档案实体,落后的管理方式使得档案材料归档过程中出错率很高.这种落后的管理模式,严重影响了人事档案提供利用的速度和效率.对于已建立人事档案信息数据库的单位,多数停留在简单的利用计算机进行对材料的记录登记、利用统计、办理档案的借阅和归还手续等,而未曾利用人事档案信息数据库对人事档案信息资源进行深层次的开发利用,档案信息资源的价值无法充分发挥.
2.对档案管理的重视程度不够.人事档案工作人员兼职过多,常常被其它工作所牵扯,用于人事档案工作的时间有限,使得无法集中精力来搞好档案管理工作,只好将档案资料安全保密存放,分类整理多、统计分析少,把主要的时间和精力都用于收集、整理,对档案利用工作的设想、规划考虑得不够.
3.人事档案收集工作力度不够.由于收集归档工作制度不健全,导致档案管理人员执行不严格,收集归档工作被动、不及时.而且收集归档的材料不全面,有些材料在内容和形式上是雷同的,如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话,给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉,不能准确反映每个人的真实情况.这些都严重影响了档案的质量,降低了档案的利用率.
4.人档分离的情况愈加严重.随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的“单位人”变为“社会人”,人才的流动造成人档分离,弃档不用的人员越来越多.并且由于许多公司、单位对档案没什么要求,导致了这种人档分离的情况愈加严重.
5.缺乏对人事档案信息资源的开发,影响了档案服务利用的质量提高.在信息时代下信息爆炸的今天,人事档案的利用已不能局限于人事档案的查考、凭证作用,而更多的需要对人事档案信息的整合利用,需要对档案信息资源进行深层次开发、挖掘.然而,现在的人事档案管理工作,依然是重管理、轻服务,重保存、轻利用的模式,人事档案信息资源的开发挖掘仍然没有付诸实际工作之中,无法满足当今时代档案利用者的利用需求.同时,我国各级各类人事档案管理机构,缺乏人事档案信息资源开发的专门性人才,也是制约人事档案信息资源的深层次开发利用的很重要的一个原因.
三、关于做好人事档案管理工作的对策建议
1.健立健全科学合理的人事档案管理制度.在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化.在档案的收集上要及时、完整.在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”,档案的整理归档要严谨、科学.档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全.档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集.
2.进一步树立“藏”“用”并举、“用”重于“藏”的人事档案管理理念.更新观念是做好人事档案开发利用工作的前提.人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供,所以人事档案管理人员应认清形势,摆正位置,端正态度,增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,经常深入各科室之中,主动了解情况,收集档案资料,并要求员工如实填写干部履历表,客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料,积极主动地为人力资源管理提供信息服务.
3.提高人事档案管理的现代化水平是改善其对人力资源开发作用的有效途径.人事档案以其材料越集越多为特点.随着我国企事业单位人员结构的多样化,传统的手工人事档案管理,势必会给查找档案材料带来不方便,容易贻误时机,而且出错率较高.人事档案管理的现代化、高效率已经是非常现实的要求,所以必须建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索和联网查询,不断扩大人事档案信息的内涵,实现用现代化手段管理和利用档案,使之为选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用.
4.改善人事档案管理设施,提高档案管理人员素质.现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作,对所需的设施都提出了更高的要求.现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础.合理配置计算机、复印机、扫描仪、数码相机等现代化设备.这些现代化设备的使用,尤其是人事档案的计算机信息化管理,将把档案管理从传统手工操作中解放出来,减少对档案材料的磨损,延长档案寿命,减轻档案人员的劳动强度,提高工作质量和工作效率,促进人事档案工作标准化、规范化、现代化,为其他工作开展提供及时、准确、详细的人员信息.档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力.因此,要不断提高人事档案管理人员的素质,加强业务培训,系统地学习有关人事工作的政策、法规和现代化的档案管理知识.
5.正确处理档案信息管理和保密的关系.人事档案区别于其他档案的重要特征在于它是一个人一生历史的缩写,对个人隐私都享有保密权.但为了让人事档案更能够在人力资源管理中发挥其重要作用,就需要档案管理人员在系统地了解库藏档案的情况,全面客观地把握人事档案内容的基础上,正确处理好保密和利用的关系,准确把握保密和开放的分寸和尺度,做到不要因为利用档案而泄密,同时也不能因为过分保密而影响档案的利用.
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参考文献：
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