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【摘 要】本文简单介绍档案检索系统深度开发的指导思想和目标以及档案检索应用系统的开发内容,分析在进行档案检索系统深度开发工程设计中的原则以及技术指导,研究档案检索系统深度开发工程的创新性.
【关键词】档案检索；系统开发；创新
一位作家曾说过：“档案是历史的生命”.在企业工作中,档案不只是各种各样的历史记录,也是现在甚至将来,领导制定相关政策决定的参考,是将来对曾经所做工作的考核的依据.也是科学技术人员针对企业发展进行科学研究的第一手资料.做好企业的档案管理工作对于研究制定科学合理的市场战略,提高企业在经营管理中的决策力至关重要.而且有利于提升企业的综合实力.因此现在企业对于档案管理和档案检索查阅工作越来越重视.在实际工作中,要想查阅企业的历史档案,常用的检索方法就是使用关键词进行检索或者按照档案归档时的整理目录进行逐级地查找.进行一次检索工作需要花费大量的时间精力,而且检索效果比较差,查询结果不够明确清晰.为了更好更方便地利用企业的历史档案,发挥这些档案的巨大潜在价值,国家在21世纪初就颁布了档案行业的参考标准《归档文件整理规则》,为档案管理工作指明了方向,提供了思路,《规则》的根本管理原则就是“简化整理、深化检索”.随着计算机技术的广泛使用,数字档案成为行业和企业档案的主要形式.利用计算机技术可以更高效地实现对档案的检索.现阶段为了更好地满足人们对于档案检索的要求,需要对检索系统进行更深层次的开发,从而建立相关的规范,对不同的档案进行整合,建立综合性和专业性更强的数据库,更好地发挥数字档案资源的作用.
一、档案检索系统深度开发的指导思想和目标
（一）指导思想.对档案检索系统进行深度开发是为了提升优化现有系统的性能,设计一个效率更高,使用更方面的检索系统.在对档案检索系统进行深度开发时要注意工作的四个指导思想.
1.统筹规划.档案的建立和检索是一个复杂性比较高的工程.档案根据时代不同,种类不同,部门不同等方面分为许许多多的种类,在进行深度开发的时候要考虑档案的分类和检索的准确性.工程建设需要采用国际通用的“ISO9001”质量管理体系进行统一管理,从而确保工程建设的质量.要对工程建设中的“需求分析、设计、测试维护”等不同阶段的主要内容进行统筹规划,按照统一的标准进行设计和管理,从而更好地实现数字档案的整合和对数据资源价值的挖掘.
2.需求导引.进行档案检索系统深度开发的关键就是提高档案检索的效果和效率.而实现这一目的需要对档案资源进行分类索引,尤其是档案的关键词、短语等.要将这种供检索使用的索引需求体现在设计中.
3.科技创新.检索系统的深度开发主要依靠的是高新计算机技术的支持.在深度开发过程中会使用到大数据的存储、数据容量的合理压缩、数据传输及隐藏、数据的科学加密以及先进的文档处理等技术.这需要进行大量的科技创新,从而更好地保障档案资源的信息安全以及提高档案的合理利用率.
4.持续发展.之所以对档案检索系统进行更深层次的开发利用,就是为了提高档案资源使用的便捷度.而系统是否能够为企业内的用户提供便利,只有用户最有发言权.所以关于系统的深度开发是一个持续性的任务,在开发过程中要经常进行用户的体验使用,在使用过程中发现问题逐渐提高系统的性能.从而真正提高系统的专业性和方便性,实现系统开发的持续发展.
（二）系统深度开发的目标.通过分析以上四点进行检索系统深度开发的指导思想,可以确定系统开发的目标主要有三个.
1.实现数字档案资源的整合和深度挖掘.所谓“档案检索系统”,其最关键的基础和前提是“档案资源”.没有档案资源,进行系统深度开发没有任何意义.现阶段,系统使用的档案资源主要是数字类的资源,一方面包括之前纸质档案库转换成的数字档案资源,另一方面也增加了之前没有的声音影像等影音资料,数字资源的内容更加丰富.利用现代计算机技术,将不同部门,不同站点,不同分公司的数字资源进行联网共享就可以构建出整个企业的档案库,实现档案的科学整合,而且有利于后期对档案信息的价值进行更深层次的挖掘.
2.创新知识获得方式,提供多样的信息形式.在数字信息库建立之前,企业用户要想查阅企业的相关档案,只能在实体档案库获得纸质的档案.现在通过数字信息资源的整理和新型检索系统的建立,用户只要有企业档案查询的账号就可以随时随地调取任何站点的数字档案,不用考虑时间和地点的限制.
3.一站式检索企业的所有数字档案.对档案检索系统进行深度开发后,可以实现企业各部门,各站点所有数字档案的联网.在进行档案检索的时候,可以像搜索引擎一样展现档案库中存在的经系统查询到的所有结果,使得档案检索既快又准,提高企业档案的综合利用.
二、档案检索应用系统开发内容
对档案检索应用系统进行深度开发的主要内容包括四部分.
（一）可以实现数据整合和深层次挖掘的平台.现阶段,企业的档案管理系统包括多个不同功能的数据库.包括数据仓库、文本数据库、图像影音数据库等基本的信息数据库,还有用于联系各种不同数据库的关系数据库等.系统在使用的过程中主要是依靠管理调用关系数据库来实现各种检索功能,这也是检索系统运行的基础.实际使用中各种数据库中的异构数据无法实现兼容,利用粗集理论不能实现连续数据的处理.因此在进行系统深度开发的时候要利用新型技术建立新的数据处理平台,从而实现对数据库的数据的整合和挖掘.
（二）建立前端查询以及搜索引擎系统.建立一种跟百度和谷歌类似的查询窗口,方便用户在这个平台系统中进行基本的账号注册以及进行简单的档案查询并获得初始的检索结果.搜索引擎系统利用采集程序和访问程序,定时对系统内的所有数字档案进行访问查阅,获得相应的信息,并将这些信息整合建立索引数据库,作为进行档案检索的基础数据库.当用户进行索引操作的时候,根据键入的关键词,找到匹配数据,并将索引对应的资源库的摘 要和地址反馈给用户,在检索结果中呈现.
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