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分类:职称论文 原创主题:华丽转身论文 更新时间:2024-03-21

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无论是我国还是全球其他发达国家,随着其社会的发展和进步,在经济水平逐渐提高的同时,信息时代已经到来,使传统的档案管理办法已经被信息时代新兴方法所取代.在信息技术不断发展进步的同时,档案管理的基礎设施也越来越齐全,我国企业档案信息化建设也取得了卓越成就.可以存储档案的网站越来越多,使传统的手工管理逐渐走向电子信息化管理模式.

一、档案信息化建设存在的问题

(一) 重开发轻利用

一些企业的档案馆比较重视资源数量,没有经过任何调研就进行数字化开发.一方面使有限的人力物力被分散,造成了不必要的成本浪费.另一方面过多的数据,使计算机储存的压力变大,增加了计算机等基础设施的承受负担.除此之外,有些档案馆对系统的选择标准不严格,对档案信息的整合和管理存在一定程度的影响,也在某些方面降低了档案的利用率.

(二)资金投入有限

要想将档案信息化管理,就需要完善档案室的基础设施,还需要具备一定条件的通信网络配置,储存配置一定要具备安全性高,稳定性强的特点.在这些前提下,才能达到档案的安全性,以达到信息共享、快速存储转移的目的.比如要购买高配置的服务器、高速扫描仪、缩微影像等数字化设备.这些资产的价格比较贵,需要投入大量的资金,然而普通企业单位档案信息化建设资金有限,很难满足这些要求.

(三)档案信息化建设者素质偏低

档案管理者虽然经历过系统的培训,掌握了一定的电子化管理知识,但是管理者还是缺乏专业且系统的训练,在技能方面特别欠缺,更严重的甚至不会使用电脑操作进行操作.这个问题严重影响且滞后了信息时代档案电子化管理的进步.现在的大多数企业之中,档案保管员对档案管理不够重视,档案重要性的意识和档案保管如何保护人事隐私,没有通过培训养成专业技能,管理人员的法律意识缺失,没有定期专业培训,水平达不到标准,目前的管理人员依旧用普通管理方法整理档案,这使得企业档案信息化管理的效率大打折扣.如果保持这种现状的话,是对企业人力资源的一种浪费,对迎接未来数字化的准备不充分.

二、大数据时代档案信息化建设应对措施

(一)提高信息化建设意识

档案信息化管理的作用可以归纳为三点,第一,最大限度的利用计算机,使其充分发挥重要作用.计算机对大家来讲并不陌生,但是现在大多数档案室对计算机的使用,仅停留在表面,用计算机进行简单的打字、记录储存文件,利用效率低,造成很多不必要的浪费,使支出成本变大,计算机也没有很好的被利用.第二,使文献信息再次被使用时,加工其内容的时间变短,提高工作效率.最原始的手工管理模式是:选题--选材--加工--出版.这样的工作方式耗费时间比较多,需要大量的人力物力,信息容易失效.但是通过档案信息电子化管理后,作者直接利用计算机就可以机读相关文献,利用计算机功能直接修改和加工,便形成可再次出版的文献.第三,一次投入,反复使用.手工抄写的出版信息需要较多的经费,利用档案电子化管理的方式,可以投入一次,以后多次利用.所以一定要积极找寻加快档案信息化建设的有利措施. 建设信息化的档案管理室需要投入大量的资金,相关部门及政府工作人员没有相应的意识,对档案信息化建设不理解,认为建设是没有必要的.所以,一定要增大宣传力度,使档案信息化管理深入人心,从而提高公众对信息化档案电子管理的认识.在思想上和大家起到共鸣,从而档案信息化建设才能够被支持.

(二)加大资金投入

有了资金投入,才会完善档案室的基础设施,才能够满足信息时代档案电子化管理的需求.首先,我国企业的财务部门应该做好充足的预算,政府也应该对此进行资金投入,表示支持.其次,还可以动用社会力量,动员群众.在网络方面,可以和大企业进行合作,利用自己的便利条件,和企业做等价兑换,或者是再补充一定的资金.总之,要利用一切可以利用的资源,使资金更加充足.

(三)推广规范化管理软件

随着计算机信息化难度加大,对于档案管理者的要求也越来越严格,需要素质高且专业技能强的管理人员.要做到可以根据需求者的要求,快速提供准确的档案信息.所以一定要加大对档案人才队伍的培训力度,多学习、多接触计算机,从而使档案管理人员的专业能力得到有效提高.也能在一定程度上加快档案管理信息化的转型.

三、结语

综上所述,在信息化时代将档案信息进行电子化管理,可能成为未来的档案管理的新趋势.我们一定要紧跟时代的步伐,对于可能存在的问题,一定要避免或者及时解决.加强新技术的学习和利用,从自我做起,大家一起提高档案信息化管理水平,促进企业信息化建设步伐的加快.(作者单位为中国石化青岛炼油化工有限责任公司 )

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参考文献:

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