论文企业历史档案数字化意义外包工作风险是适合不知如何写数字化方面的相关专业大学硕士和本科毕业论文以及关于数字化是什么意思论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料下载。
【摘 要】本文结合我国企业历史档案实施数字化管理的意义,简单阐述在对档案进行外包过程中存在的工作风险,并找到有效的对策防御风险,保管好企业的历史档案.
【关键词】企业;历史档案;数字化;外包工作;风险研究
历史档案的数字化管理是现代化建设和科学技术飞速发展的产物,顾名思义,所谓的数字化就是指在对企业档案进行搜集、整理的过程中,要利用计算机技术的优势,将声、光、电等信号转化为数字信息,并把语言、文字、图像进行编码转换,以电子资料的形式保存下来.但是,由于目前我国企业档案信息资料的增多和工作难度的加大,使得很多企业不得不将一部分工作外包给其他企业,这样就会存在一定的潜在风险,不利于档案信息的完整保存,甚至有可能导致 密.针对这样的现象,我国企业一定要在开展数字化档案管理的同时,做好信息保密工作,将外包风险降低到最小,提高档案保存的安全性.
一、企业历史档案数字化的意义
第一,有利于避免原档案受到损害.企业的历史档案基本上都保留了较长的时间,纸质档案随着时间的流逝,极易造成损坏,出现字迹模糊、辨认不清、纸张发黄、虫子侵蚀等现象.实施数字化档案管理,能够将重要的历史资料以电子档的形式保存下来,从而避免原件档案的丢失,更好地保存好企业的历史资料.
第二,是适应社会信息发展的必然趋势.目前,人类的文明程度逐渐加深,信息化时代已经到来,档案的数字化管理是适应现代化技术发展的新形势.它能够实施自动化办公管理,实现无纸化资料管控,将大量的信息以电子化的样式保留下来,进而满足时代进步的新要求.
第三,有助于提高档案管理的水平,减小工作量.对企业的历史档案开展数字化管理,不仅能够更好地保留原件,避免信息的丢失,还可以减小工作量,提高工作效率.利用数字化管理系统,可以实现对信息的快速检索和查阅,精确地查找想要获取的信息,大大节约了工作时消耗的人力、物力和财力.
二、企业历史档案外包工作存在的风险
开展数字化档案信息管理是现代化技术发展的必然趋势,它能够极大地降低工作的强度和力度,提高工作效率.但是由于数字化对技术水平要求较高,使得很多企业不得不将一部分业务外包出去,这就存在着很大的工作风险,具体而言主要有以下几个方面：
（一）档案外包对档案管理部门造成的风险.档案管理部门承担着管理档案的艰巨任务,但是如若相关人员过份依赖外包公司,自身的档案数字化技术不过硬,就存在着受控于人的危害.将一定的工作外包出去,目的是要减小工作量,改变工作现状,提升工作效率.然而,当外包工作过大,企业自身的数字化水平不高的时候,往往会将企业最重要的信息资料和档案也外包出去,引起重要信息的丢失.和此同时,企业数字化设备落后,系统软件的升级也会受到阻碍,不利于日常工作的维护,使得档案管理部门成为摆设.
（二）外包企业的管理不力可能使得档案在外包中遭受损失.企业档案工作开展外包必须要选择合适的企业承接工作,但是目前市场上的外包公司数量过多,真正能够保证高质量、高水平服务的却较少.企业在将历史档案外包的过程中,如果没有选择好企业,只是草草地签了一个协议,不仅不利于保护好档案信息,还会造成外包工作的失败,引发工作风险.
三、历史档案数字化外包工作的应对措施
根据企业历史档案在外包过程中存在的风险,我国相关单位一定要做好严格的把控,以积极的态度完善工作质量.
首先,企业在选取外包公司的时候要慎重.外包商一定要具有承担工作的经验,技术水平要达标,且取得过工作资质.另外.档案资料在外包前还要组织团队进行分析,找专家听取意见,对外包商的能力、技术开展审核,选择信誉好的公司承接工作.
其次,企业要和外包商签订工作协议.在协议内部细化工作的具体方法和内容,并提前说明外包工作失败要承担的赔偿义务,使其具有法律效力,以更好地保管档案信息和资料.
最后,在外包工作开展过程中还要加强监督和管理.企业要健全符合档案数字化项目管理的实际规范,完善档案数字化项目安全保障体系,定期派人去监督外包工作的进展情况,进而做好安全防护管理,提高工作质量.
四、结束语
总而言之,企业历史档案是最重要的信息资源,它能够减小工作量,提高工作效率,加快检索和查询的速度.但是档案在外包工作中却容易造成信息的丢失,不利于企业数字化硬件设备的升级.对此,各大企业一定要做好外包工作,选取合适的外包商,对其开展评定,并在工作中加强监管,从而避免外包风险,切实管理好企业的历史档案.
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总结:此文是一篇数字化论文范文,为你的毕业论文写作提供有价值的参考。
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