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关于离题论文范文 主持人控制会议离题方法技巧相关论文写作参考文献

分类:职称论文 原创主题:离题论文 更新时间:2024-03-23

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【摘 要】本文结合工作实际,论述了主持人控制会议离题的方法技巧.确保会议围绕中心议题开展.

【关键词】主持人;控制会议离题;方法技巧

会议离题是最常见的问题.会议离题,意味着会议的讨论内容被改变,会议的方向发生偏离,不但降低会议成效,而且浪费与会者宝贵的时间.作为会议的推进者、引导者与控制者,会议主持人有必要掌握控制会议不要离题的方法技巧,确保会议免受离题的困扰.

(一)预先控制.与会者对会议目标和讨论的议题不清楚,是会议出现离题的主要原因之一.因此,在组织会议前会议主持人首先要明确会议目标.所谓会议目标,就是今天在这个会议现场要确定所有大家希望实现的目标.会议的目标越明确越具体越好.会议议题尽可能地细化:讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定.通过议程设计,把议题清晰地引向所设计的方案中.再次,提前传阅一份清晰的会议议程表.尽可能在会前两三天,哪怕是前—天通知会上要讨论的内容,让与会者可以有一个较充分的预习和准备.

(二)人员控制.非相关人士在不明情况下发言,其意见的参考价值会大大减弱,甚至会误导相关人的看法,是会议离题的潜在因素.会议主持人应根据会议目标确定参加会议的人员,他们通常是:对会议目标有深入研究或者对相关情况比较熟悉的人;能够客观理性地思考会议主题,并且愿意发表意见的人;有权做出决策的人;执行决策的人.事实上,对于那些非相关人士,不如干脆不要浪费他们的时间.或者,对于有必要让更多人了解的决议,可以会后通报或用简报的形式告知即可.

(三)议程控制.跳跃式离题在互动性高的会议里是非常常见的.一个讨论议题往往包含许多子话题.与会者常常无法专心讨论一个问题.研究发现,每个话题一般只维持一分半钟的讨论,就容易换讲别的话题.话锋在各子题间转来转去,只要在合理的范围内,都无可厚非.但若是在性质完全不同的话题间不规则跳跃,讨论则事倍功半.因此,在会议中主持人应严格并认真地按照议程进行.为避免出现对议程争议的情况,主持人在开场白之后,有必要留一段时间询问有无修改议程的建议,其目的是确认与会者对会议讨论方式的认同.若有人提出建议,可按照民主方式修改.一旦确定,就要严格按议程进行.而且要对“突发情况”坚决说“不”,任何突发情况,都不能挑战议程的权威.即使某一次会议的议程有问题,也要照此执行,因为破坏规则的后果是最严重的.在会议中,主持人应认真倾听并随时保持警觉,监督讨论是否按议程进行.在每个议程告一段落时,即做归纳整理,确保会议按预期的进度进行.

(四)语言控制.会议中还存在两种离题现象,一种是闲话式离题.会议讨论中谈论传闻、逸事及与议题无关的闲话,而且喜欢海阔天空、津津有味地谈论,越扯离议题越远.在会中闲聊跟议题讨论转换不太一样.闲聊是完完全全离题,其谈话跟预计的议程内容完全没有关联.这种现象通常是因为与会者认为议题与自己无关,不感兴趣而出现的.也有的认为议题不好发言,而沉湎于题外的话.另一种是发挥式离题.有些发言者为表示自己的才能,或显示自己地见解,自觉或不自觉地讲与议题无关的内容.对此,主持人一般不宜直接打断发言,可以采取转移的方式,接过讨论、发言中的某一句话和某一层意思,进行启发引导,把发言引导到议题上来.既使中断某人离题的发言,也应注意婉转.如“大家提到的问题确实值得讨论,以后如有机会可专门开会讨论,现在先解决今天应讨论的问题”.这样就能够做到在心平气和的情况下,使讨论发言回到主题.当然,有时身体语言比语言方式更有效.如用眼睛直直地盯住他,或略略摇头表示有点厌烦,或低头看表,用这些礼貌的方式加以制止,使之自觉停止侈谈.

(五)自身控制.主持人有时自己也会出现离题.通常是与会者发言离题,主持人被与会者“牵着鼻子走”,导致主持人本身发言也离题.还有就是,有时主持人为了营造一种沟通的气氛,抛砖引玉,结果抛的太远,气氛淹没了实质,也会导致会议离题.对这种情况,主持人应鼓励与会者随时指出其自身离题的坏习惯,一旦发觉自己离题,应即刻向与会者致歉并改正.

(六)核心控制.在任何团体和活动中,都会有核心人物,而他并不一定是位高权重者,但他一定是最具有影响力和说服力的人.因此,提前辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者,盯紧他们的表现和言论,随时引导和纠正他们的讨论方向.同时,尽可能让更多的人提出问题和回答,避免某一个或几个人重复或展开相同的问题,一旦有人提出相同的问题或回答,果断打断(当然态度都要礼貌且友好).另外,会议上尽量不安排“即席讲话”和“即席发言”,这也是避免会议离题的一个好的方法.

(七)技巧控制.一些小技巧可以帮助主持人摆脱离题的烦恼.一是设立会议“停车场”.提前准备一块白板,当会议当中出现离题的想法时,立即将离题想法记在白板上,上面列出可以在更恰当的时间探讨(或不需探讨)的想法和主意,让原定会议议程继续.二是做一张提醒便签或小卡片.便签的内容应包含以下几点重要信息:议题、主持人、组织者、核心人物、需要发表意见的关键人物.便签或卡片的页眉或页脚处可以写上“不要离题、角色分明、避免重复、严守议程”.当会议上出现与卡片信息不符的表现时,及时提出.三是借助电脑辅助软件.利用电脑网络科技来辅助会议是大势所趋.现在发展出很多优秀的会议辅助软件,已能协助主持人将讨论锁定在预定的方向上.令人困扰的会议问题,包括不按议程讨论方案、发言离题、缺乏分析或急于讨论解决之道都会迎刃而解.

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